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Antes que o primeiro associado entre no pavilhão, que o primeiro estande seja montado ou que as negociações comecem, existe uma engrenagem complexa que funciona nos bastidores do Encontro Farmarcas para promover na ponta a melhor experiência para o associado.
São meses, ou melhor, um ano inteiro de organização e planejamento, alinhamento com fornecedores, afinação de processos e articulação entre áreas. Tudo para que o maior evento do setor de associativismo farmacêutico no Brasil aconteça com a fluidez e a grandiosidade que o público vê.
A dimensão do Encontro Farmarcas é impressionante, afinal, são mais de 5.000 participantes, 98 expositores, 8 mil metros quadrados de feira e faturamento que alcançou R$ 200 milhões em um único dia em 2024. Mas o que mais surpreende é a complexidade que existe por trás de tudo isso e o cuidado com que cada detalhe é tratado para que o visitante usufrua da melhor maneira dessa experiência.
Gabriella Maróstica, Coordenadora de Eventos da Farmarcas, acompanha de perto toda essa organização. “Nós começamos a planejar o evento logo depois que o anterior termina. É um evento muito complexo. Temos que alinhar fornecedores, contratos, logística, transporte, alimentação, tudo isso em conjunto com todas as áreas internas”.
Segundo ela, o Encontro Farmarcas exige o envolvimento de toda a empresa e funciona como um grande catalisador do espírito da associação. É como se fosse o Natal da companhia: um momento especial em que todos se encontram, confraternizam, fazem negócios e se renovam para continuar evoluindo juntos.
Planejamento estratégico do evento
Enquanto os holofotes estão voltados para os negócios, a experiência de cada associado e os relacionamentos construídos no Encontro Farmarcas, há também um trabalho técnico intenso que garante que tudo funcione com precisão. Bruno Montin, da área de planejamento estratégico de Eventos da Farmarcas, é quem desenha a organização dos 8 mil metros quadrados do pavilhão.
Cabe a ele dimensionar os estandes, distribuir os espaços e garantir que todos os fluxos (de pessoas, materiais e serviços) funcionem sem gargalos. O desafio é aproveitar cada metro com inteligência e manter a feira organizada, funcional e fluida para todos os participantes.
A montagem da feira também carrega uma lógica estratégica. Como todos os estandes são padronizados, feitos em tecido e estruturas reaproveitáveis, o processo de montagem e desmontagem é mais rápido, limpo e sustentável.
“Trabalhamos com montagem em alumínio e tecidos tensionados, que geram menos resíduos e tornam a logística mais eficiente”, explica Montin. Após o evento, os tecidos são doados a uma ONG parceira, que os transforma em bonecas e as distribui a crianças em situação de vulnerabilidade social. É um exemplo de como o cuidado com os detalhes vai além da estética e está também na forma como o evento é pensado e executado.
Cuidado com o associado
Fábio Lucena, Gerente de Eventos da Farmarcas, lembra que a empresa não busca criar grandes estruturas que chamem a atenção. “O foco sempre foi a negociação. Então, a gente oferece os recursos básicos para que a feira aconteça da melhor forma: um bom espaço de trabalho, internet de qualidade e estrutura para que o parceiro consiga passar o dia todo ali, das 6 da manhã até as 10 da noite”, explica.
A preocupação com a experiência do associado também se reflete na alimentação. Todos os anos, a Farmarcas monta uma estrutura temporária de restaurantes dentro do pavilhão.
“Se a pessoa está com fome, ela não está feliz. Alimentação, água, estrutura de banheiro, tudo isso precisa funcionar bem para garantir o conforto de todos e permitir que o foco esteja nas negociações”, explica Gabriella Maróstica.
Lucena reforça que o papel da Farmarcas é organizar o que o associado precisa para conseguir negociar o dia inteiro e entregar isso. “Um exemplo são as frutas disponíveis durante todo o tempo. E, no fim do dia, ainda oferecemos um happy hour com comida de boteco para encerrar com leveza depois de tantas negociações”, completa.
Tudo isso é feito para evidenciar que o Encontro Farmarcas também é um momento de vivenciar a cultura e fortalecer os laços de relacionamento.
“Um exemplo simbólico disso é o fato de o nosso presidente, Edison Tamascia, receber pessoalmente cada associado com um abraço na porta do evento. Isso diz muito sobre quem somos e o cuidado que temos com cada um”, conta Lucena.
Quer viver essa experiência? Saiba como participar do Encontro Farmarcas 2026.
